Drei Ansätze unterscheiden
Für diese Entscheidungshilfe verwenden wir eine praktische Arbeitsdefinition: Ein regelbasierter Workflow folgt festgelegten Bedingungen und Schritten. Ein Workflow mit AI delegiert eine begrenzte Teilaufgabe an ein Modell, behält aber den Ablauf bei. Ein Agent erhält Spielraum, innerhalb definierter Grenzen nächste Schritte oder Werkzeuge auszuwählen.
Die Bezeichnungen werden am Markt unterschiedlich verwendet. Für eine Architekturentscheidung ist deshalb wichtiger, was ein System tatsächlich entscheiden und ausführen darf, als wie das Produkt heißt.
Beispiel 1: Eine Anfrage weiterleiten
Wenn Land, Produktgruppe und Kundentyp eindeutig feststehen, kann eine festgelegte Zuordnung ausreichen. Ein zusätzliches Modell schafft dann möglicherweise Aufwand ohne einen klaren Nutzen.
Unsere Empfehlung: Prüfen Sie zunächst, ob die benötigten Informationen strukturiert vorhanden sind und ob die Regeln fachlich beschrieben werden können. Fehler in Stammdaten werden durch eine komplexere Ablaufsteuerung nicht automatisch behoben.
Beispiel 2: Eine unstrukturierte Nachricht einordnen
Eine eingehende Nachricht enthält Angaben in unterschiedlicher Form. Ein Modell kann einen Vorschlag zur Kategorie oder eine Zusammenfassung erzeugen. Der weitere Ablauf kann trotzdem fest vorgegeben sein: Vorschlag prüfen, zuständige Person bestimmen und Aufgabe anlegen.
Wichtig sind repräsentative Testfälle und Kriterien für unklare Ergebnisse. Die Aussage des Modells, selbst sicher zu sein, ersetzt keine Qualitätsprüfung. Wenn eine falsche Zuordnung relevante Folgen hat, muss der Prozess damit umgehen können.
Beispiel 3: Informationen über mehrere Schritte zusammenführen
Eine Aufgabe kann verlangen, je nach Zwischenstand unterschiedliche Quellen zu prüfen und weitere Informationen einzuholen. Hier kann ein begrenzter Agent sinnvoll sein. Er braucht Zugriff auf geeignete Werkzeuge und eindeutige Regeln für Aktionen, Abbruch und Eskalation.
Die Beispiele sind illustrative Entscheidungssituationen. Sie belegen keine bereits erreichten Resultate eines nexTech-Kundenprojekts.
Vier Fragen vor der Auswahl
Wie variabel ist der Ablauf? Wenn alle wesentlichen Entscheidungen als Regeln beschrieben werden können, ist der zusätzliche Spielraum eines Agenten zunächst zu begründen.
Welche Folgen hat ein Fehler? Ein interner Textentwurf hat andere Folgen als eine ausgelöste Bestellung oder eine versendete Zusage.
Kann das Ergebnis überprüft werden? Definieren Sie Fälle und Qualitätskriterien, anhand derer Fachverantwortliche die Leistung beurteilen können.
Wer betreibt die Lösung? Kosten, Zugriff, Protokollierung, Änderungen und Abschaltung brauchen Zuständigkeiten.
Mit begrenztem Handlungsspielraum beginnen
Unsere Empfehlung ist, die erste Umsetzung auf einen klaren Aufgabenbereich einzugrenzen. Legen Sie erlaubte Datenquellen und Aktionen fest. Bestimmen Sie, welche Ergebnisse nur vorbereitet werden und wo eine Person freigibt. Prüfen Sie auch Fälle mit fehlenden, widersprüchlichen oder ungeeigneten Informationen.
Ein System sollte bei nicht erfüllten Voraussetzungen einen nachvollziehbaren Ausweg haben. Das kann eine Rückfrage, ein Abbruch oder die Übergabe an eine verantwortliche Person sein. Welche Lösung passt, ergibt sich aus der Aufgabe.
Nutzen einschließlich Nacharbeit bewerten
Messen Sie neben der Bearbeitungszeit die Ergebnisqualität, notwendige Korrekturen und laufende Kosten. Ein schneller Vorschlag kann wenig helfen, wenn jede Ausgabe aufwendig geprüft werden muss. Halten Sie auch fest, welche Fälle das System nicht bearbeiten soll.
Die Schlussentscheidung kann lauten: den Umfang erweitern, den Ansatz anpassen oder die Automatisierung an dieser Stelle nicht weiterverfolgen. Diese Auswahl ist ein Ergebnis der fachlichen Prüfung.